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全員合同管理解決方案

【合同管理背景】

企業面臨快速的發展和日益激烈的市場競爭,隨著公司的業務越來越大,合同也越來越多,同時合同管理面臨的挑戰和監管要求越來越多,特別是國家法規對企業內控和風險管理提出的特殊要求,如國家財政部等五部出臺的《企業內控應用指引—16號》中明確了企業在內部控制方面對合同管理業務的明確要求,其中第十五條特別提出了充分利用信息化手段實現合同的全過程封閉的管理。

解決合同管理的問題,需要一套智能化的合同管理系統軟件,適用于各行各業的大中小型企業的合同制定、評審、實施動態控制等方面的具體應用需求,友為合同管理解決方案以先進成熟的計算機網絡和通信技術為手段,覆蓋整個企業的各部門,實現該企業合同管理智能化,提高辦公效率及人員的利用率成為促進企業迅速發展的一支很好的催化劑。


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【目前企業合同管理存在的問題】

合同管理是落實企業風險管理和內部控制的一項核心的管理業務,合同是企業對外交易的門戶,合同管理的好壞直接影響企業的經營成敗,然而長期以來,由于在合同管理中實行手工管理,合同審批流程不明確,信息利用水平不高,造成合同管理過程中業務處理效率低,浪費了大量的人力、物力,各部門之間合同流轉時間長而且容易出錯。這樣的機制已經無法適應時代的發展,成為企業合同管理的瓶頸。

1、手工作業:效率地下,而且容易出錯

2、審批流程不明確:環節混亂,各環節間目標不明確

3、大量的紙質文件和數據:不利于合同的查找、更新和維護

4、信息管理水平低下:無法有效利用合同數據并挖掘其潛在的信息

5、保密性差:容易丟失,照成信息外泄


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【友為合同管理解決方案】

友為以流程監控為基礎,從風險管理的視角對合同管理進行的分析,形成合同管理的 5 大功能模塊,并最終落實對合同管理各環節的管控。通過提高合同審批效率,加強合同履行的跟蹤,對各種預警進行控制風險,快速查詢和統計分析來支持決策。

1合同管理:合同類型、合同流程

2風險管理:財務風險、法律風險、履行風險、責任風險

3資金管理:資金收付管理、資金預算管理

4客戶管理:客戶信息、客戶評級、相關合同

5統計分析:客戶統計分析、資金統計分析、合同統計分析,……


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【功能介紹】


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記錄收納企業所有合同文本及信息

合同創建:起草人選擇對應的合同范本,填寫合同要素,合同示范文本只允許起草人填空,不允許修改固定條款格式;

合同文件:管理所有與合同有關的文件,包括合同原稿、變更文件、附圖等內容,將任意格式的電子版文檔可以直接導入系統中;

合同變更:記錄合同變更的原因、影響,并將變更依據作為附件導入系統,從而兼顧了變更過程管理的嚴謹和自動性,關聯結果,有據可查,權責明晰;


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對合同相關支撐、附屬信息進行管理和存檔

客戶/供應商:提供對客戶或供應商的登記、分級、評價、信用記錄、審批等操作;

項目:可以設立項目,包括項目的立項、預算、費用、執行過程、數據統計等;

業務相關:包括合同的分類、編碼、參數,關聯合同等;


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創建與維護管理標準合同、流程模版

合同模版:友為系統提供合同示范文本庫,支持多種業務類型(采購、銷售、實施、服務、開發等),支持多種合同類型(標準、框架、總分包等)

流程模版:提供多種合同的業務流程樣板,企業可以直接使用或者參考修改使用


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提供合同報警機制

資金預警:根據合同應收/應付計劃、實收/實付情況,開收發票等方面進行數據統計;

進度預警:明確記錄合同進度,并與計劃情況進行對比,方便領導隨時了解合同動態執行的情況,到底完成到何種程度,完成的百分比是多少,方便領導調整進度,安排下一步的工作;

合同預警:系統自動掃描并對所有快到期的結款、審批、收貨、驗收、付款等關鍵節點或事項進行預警,幫助用戶提前做好財務規劃和分析決策;


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合同審批流程設置與流轉機制

流程設置:對合同對方、項目、合同、資金和發票等內容進行審批,支持靈活的流程定義,審批對象自動匹配審批流程,規范審批流程;

合同審批:根據企業的業務流程自定義軟件中合同審批流程,保存所有的審批意見,幫助評審人員參考,最后打印出合同審批單;;


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信息統計與分析

報表:從不同角度對系統數據進行統計分析,輔助經營決策,多樣化的統計方式,自定義統計條件,并將統計結果輸出圖形。


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【價值】

落實企業風險管理和內部控制要求,實現合同全生命周期的電子化、網絡化、專業化管理;

規范流程和合同文本,固化管理制度,控制合同訂立風險;提高審批效率,降低管理成本;

加強履行的監督、監控和到期預警,控制履行風險;

快速查詢、靈活方便的統計分析和報表,支持決策。提供的服務




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