深圳市友為軟件有限公司

合同管理系統

產品理念

合同是企業對外溝通的橋梁,是企業發展的命脈?,F代企業中半數以上的業務都要涉及到各種各樣的合同,而其中大多數的法律糾紛都直接或間接地與合同管理中的某個環節有關。友為合同管理系統以合同為管理對象,通過合同訂立、執行、監督、統計及維護跟蹤在規避法律風險的同時實現合同價值最大化的產品解決案。

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1.管客戶/供應商:客戶、供應商基礎信息維護管理、供應商績效管理、審批、數據統計;

2.管項目:項目預算、項目費用、執行過程控制、數據統計;

3.管合同:按需設置各種合同文本樣式支持格式合同及非格式合同;

4.管審批:按需設置各種復雜合同審批流程,如按合同類型、合同金額等,支持審批記錄留痕;

5.管資金:合同應收、應付,實收、開、收發票,數據統計;

6.管標的物:標的物信息維護(產品類別、價格,數量,金額等)合同標的物統計;

7.管進度:對合同進度進行預警提醒,合同執行過程監控;

8.管統計分析:多維護的統計報表,如按部門統計、按合同類型、按客戶類型等。

產品概述

友為合同管理系統以流程監控為基礎,從風險管理的視角對合同管理進行的分析,形成合同管理的 5 大功能模塊,并最終落實對合同管理各環節的管控。通過提高合同審批效率,加強合同履行的跟蹤,對各種預警進行控制風險,快速查詢和統計分析來支持決策。

友為合同管理系統功能以"合同"為中心,以“合同文本”、合同審批”、“合同執行”“收付款管理”“預警提醒”“統計分析”為核心應用,通過流程來打通各個模塊之間的血脈,建立起一個統一共享的合同信息管理平臺,當我們找到其中的一個信息點時,與此信息點相關的所有信息都被提取出來,供所有合同相關不同角色的人員使用。

合同管理是落實企業風險管理和內部控制的一項核心的管理業務,合同是企業對外交易的門戶,合同管理的好壞直接影響企業的經營成敗,然而長期以來,由于在合同管理中實行手工管理,合同審批流程不明確,信息利用水平不高,造成合同管理過程中業務處理效率低,浪費了大量的人力、物力,各部門之間合同流轉時間長而且容易出錯。這樣的機制已經無法適應時代的發展,成為企業合同管理的瓶頸。

企業合同面臨問題如下:

采用手工管理合同,由于涉及的部門眾多,需要管理的合同要素也各不相同,因此造成信息不集中,實時性不強,導致各部門協作,業務流程組建,監控制度執行方面效率不高,費時費力等問題,具體表現在如下方面:

1.文檔管理困難

傳統紙質合同與電子版合同共存,但對于不同的人員想閱讀參考合同時,存在查找不方便的問題。尤其是領導需要了解合同文本時需要耗費很多時間。

2.進度控制困難

由于合同數目多,參與人員多,合同進度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很難滿足公司發展需要,并且當領導想全局或全程了解合同情況時存在很大障礙。財務人員的付款依據也與進度密切相關,但同樣存在障礙。

3.信息匯總困難

采用手工或EXCEL管理時,由于不同部門的數據格式不統一,采集也不能夠及時繼續,匯總工作需要耗費大量時間還不一定準確。對于領導的決策時間有一定的影響。

4.缺少預警機制

缺少對合同進度、結款等關鍵節點的預警,不能準確地預測近期可能的收支項目,不能幫助公司進行財務規劃,掌控現金流,更好地發揮資金運作。

產品架構

降低合同管理風險,提高合同管理水平。

友為合同管理平臺功能架構:

根據現代企業合同管理的應用特點及管理瓶頸,友為合同管理系統在NFS平臺上,構建合同管理組織流程體系,對合同進行體系化、動態化、全流程地管理,更加及時和準確地防范企業的法律風險,使得企業在規范合作管理的同時,且規避合同執行中可能出現的問題及法律風險,從合同管理中實現企業利益的最大化。

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功能描述

業務管理是合同管理的核心需求,合同管理軟件必須解決實際業務管理中的問題;

專注于企業合同管理的動態化、智能化、網絡化,為企業提供合理的流程和業務約束以及全方位的合同管理功能;

功能包括了合同起草、合同審批、文本管理、履約監督、結算安排、智能提醒合同收付款、項目管理、合同結款情況統計分析、報表輸出和決策支持等。

1.合同起草

提供合同示范文本庫,起草人選擇對應的合同范本,填寫合同要素;

合同示范文本只允許起草人填空,不允許修改固定條款格式?!?/p>

2.合同審批

根據企業的業務流程自定義軟件中合同審批流程,保存所有的審批意見;

幫助評審人員參考,最后打印出合同審批單。

3.合同文件

管理所有與合同有關的文件,包括合同原稿、變更文件、附圖等內容;

可以將任意格式的電子版文檔可以直接導入系統中。

4.結算管理

解決企業的資金管理,為合同細化了何時應該結算賬款;

無論是對收款還是付款均有重要意義,可以及時安排資金調度及收回款項;

既保證按時守信,又合理充分利用資金,降低執行風險?!?/p>

5.進度跟蹤

明確記錄合同進度,并與計劃情況進行對比;

方便領導隨時了解合同動態執行的情況,到底完成到何種程度,完成的百分比是多少;

方便領導調整進度,安排下一步的工作。

6.商品管理

采用合同商品清單、詢價、報價表單管理對應標的物型號、規格等明細;

可以按商品類型、交貨期等信息統計合同商品數量和金額;

為公司市場策略、財務規劃、招投標管理等提供依據?!?/p>

7.合同變更

記錄合同變更的原因、影響,并將變更依據作為附件導入系統;

兼顧了變更過程管理的嚴謹和自動性,關聯結果,有據可查,權責明晰?!?/p>

8.預警系統

系統自動掃描并對所有快到期的結款、審批、收貨、驗收、付款等關鍵節點或事項進行預警;

幫助用戶提前做好財務規劃和分析決策。

9.報表

多樣化的統計方式,自定義統計條件,并將統計結果輸出圖形;

從不同角度對系統數據進行統計分析,輔助經營決策?!?/p>

產品特點

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1、易用性:

B/S架構, 界面友好,操作簡單,易學易用;

2、專業性

以合同管理為核心,專注于業務處理;

3、穩定性

系統經過嚴格測試和大量用戶的使用;

4、靈活性

功能強大,以靈活的審批工作流為核心;

5、安全性:

系統采用多種安全認證手段和加密技術;

6、可擴展性:

按業務需求可隨時增加擴展模塊就用;

安全保障

1.系統采用了自主開發的企業快速開發框架,框架包含安全管理、日志管理、配置管理、權限認證管理等企業管理系統的幾乎所有的安全性需求;

2.系統用戶驗證基于多重加密,具有很高的安全性和可靠性;

3.系統的所有操作均需要授權認證,按組織結構級別進行權限設置,包含基礎數據的增、刪、改、查,文檔的下載等權限,并可集成防偽打印,有效防止信息泄露;

4.系統可以針對涉及到的國家和行業各項法律法規中規定為涉密的信息進行關鍵字過濾,管理員可以設置關鍵字字典;

5.系統與其它系統的接口采用安全的設計,保證本系統的獨立性和完整性,并能夠防止未經授權的各類人員對本系統進行設置和修改或進行有關統計;

6.系統具備重要數據加密傳輸等安全方面的保障,保證數據在不同系統間傳輸過程中的保密性、安全性,即使竊取者通過監聽等方式成功地攔截了通信線路上的數據,除非竊取者能夠解碼數據,否則他無法讀取數據;

7.系統采用完備的異常處理機制,周全地考慮到各種可能發生的問題,使出錯的可能降至最??;

8.系統對可能發生嚴重后果的操作設置補救措施,通過補救措施用戶可以回到原來某時刻的正確狀態;

9.系統對可能造成等待時間較長的操作提供提示功能,支持各種事務的回滾;

10.系統提供數據備份和導出功能,并提供分散備份的安全性提醒,以應對可能發生的地震、軟件/硬件故障等物理災難;

11.系統可以按照業主要求進行安全加固,進一步提高安全性。

客戶價值

1.規范基礎數據管理

合同管理系統采用集中的數據管理,可以有效地改變企業信息分布比較散亂的現狀;

同時,系統提供自定義字段功能,可以為企業實現完整、規范的數據管理提供一個良好的平臺支撐。

2.提高管理效率

合同管理系統避免了手工管理合同出現,利用審批流管理,可以方便、快捷地處理企業管理事務;

預警平臺可以協助合同管理人員更輕松地應對日常管理事務;

報表管理的靈活定義,為管理部門的統計分析提供強大的技術支持?! ?/p>

3.實現標準化管理和個性化管理的有機結合

合同管理系統通過全局設置和權限分配,可以由公司制訂統一采用的管理標準;

比如,由公司設置業務單據必填字段,信息錄入必須填寫這些信息;

數據字典可以為某些信息項提供標準的選擇項,防止錄入人員的錄入隨意性;設置統一的報表格式,信息輸出時可以保證一致性;

同時,系統也允許用戶根據自身的實際情況采取個性化的措施,比如網格的列顯示、自定義報表等。

4.為領導決策提供準確及時廣泛的信息

利用互聯網,領導可以在任何時間、任何地方進入系統,隨時查閱與合同管理相關基本信息;

準確定位下屬人員的工作情況,掌握合同執行現狀,并方便地生成各種數據報表或圖表;

同時,系統還提供強大的管理工具模塊供客戶選擇,對這些信息進行深入分析,為公司決策人員提供更多的智力支持?!?/p>

5.為用戶提供全面合同管理解決方案

合同管理系統與企業管理咨詢相結合,可以為客戶提供全面的合同管理解決方案;

比如,通過系統的開放性和靈活性,可以有效地固化專業咨詢的工作成果,這就為客戶合同管理能力及水平的提升提供足夠的平臺支持。